Hướng dẫn nhận và sử dụng sổ BHXH điện tử thay cho sổ giấy

Bảo hiểm xã hội TP.HCM vừa có thông báo hướng dẫn về việc nhận và sử dụng sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử.

Theo đó, căn cứ Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024, Nghị định số 164/2025/NĐ-CP, Thông tư số 09/2026/TT-BTC và Quyết định số 366/QĐ-BHXH ngày 29/4/2026 của BHXH Việt Nam, sổ BHXH bản điện tử chính thức được đưa vào sử dụng trong quản lý và giải quyết chế độ BHXH, BHTN. Theo đó, sổ BHXH bản điện tử có đầy đủ giá trị pháp lý như sổ BHXH giấy. Người tham gia có thể chủ động truy cập vào ứng dụng Định danh điện tử quốc gia (VNeID mức độ 2), ứng dụng Bảo hiểm xã hội số (VssID) hoặc kiểm tra hòm thư điện tử (Email) cá nhân để nhận và sử dụng sổ BHXH bản điện tử.

Theo Bảo hiểm xã hội TP.HCM, để bảo đảm quyền lợi cho người lao động, các đơn vị sử dụng lao động, cơ quan quản lý người chỉ tham gia BHYT và tổ chức hỗ trợ phát triển đối tượng có trách nhiệm hướng dẫn 100% người tham gia cài đặt VNeID (mức độ 2), VssID và cung cấp chính xác địa chỉ Email cá nhân. Trường hợp người tham gia chưa cập nhật Email, đơn vị tổng hợp và gửi hồ sơ điện tử mẫu 608 về cơ quan BHXH quản lý để kịp thời bổ sung vào dữ liệu hệ thống.

Đặc biệt lưu ý người tham gia và các đơn vị, Email đăng ký phải thuộc sở hữu cá nhân của người lao động, không sử dụng Email do tổ chức sở hữu. Cá nhân phải tự bảo quản, kiểm soát tài khoản Email, tuyệt đối không cung cấp mật khẩu cho người khác để tránh rủi ro lộ lọt dữ liệu hoặc bị trục lợi quỹ BHXH.

Bảo hiểm xã hội TP.HCM cho biết, kể từ ngày 05/10/2026, khi người tham gia phát sinh các thủ tục điều chỉnh thông tin cá nhân (họ tên, ngày sinh...), điều chỉnh nội dung ghi trên sổ, gộp sổ BHXH hoặc xác nhận bảo lưu thời gian đóng BHXH, BHTN sẽ được cấp sổ BHXH bản điện tử.

Dữ liệu sổ điện tử được tự động chuyển vào kho dữ liệu và ứng dụng VssID theo nguyên tắc: mỗi mã số BHXH chỉ tồn tại 01 tờ rời/bản điện tử có hiệu lực duy nhất, đồng thời hệ thống tự động thu hồi hoặc hủy hiệu lực bản cũ. Cơ quan BHXH chỉ thực hiện in sổ BHXH bản giấy khi người tham gia có yêu cầu.

Đối với người tham gia đã được cấp sổ BHXH điện tử: Khi làm thủ tục về thu – sổ, thẻ và giải quyết chế độ BHXH, BHTN chỉ cần truy cập VssID để sử dụng dữ liệu; cơ quan BHXH không yêu cầu nộp lại sổ giấy hay tờ rời giấy.

Đối với người tham gia hoặc bảo lưu trước ngày 01/10/2026 chưa được cấp sổ điện tử: Tiếp tục sử dụng sổ BHXH/tờ rời bản giấy hiện có để giao dịch với cơ quan BHXH cho đến khi phát sinh thủ tục chuyển đổi.

BHXH TP. HCM đề nghị các đơn vị, tổ chức và cá nhân phối hợp thực hiện. Trong quá trình triển khai, nếu có vướng mắc, đơn vị liên hệ trực tiếp cơ quan BHXH đang quản lý để được hướng dẫn giải quyết kịp thời”.